Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Auftrag des BMBF durch die VDI Technologiezentrum GmbH und durch die Mailingwork GmbH auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1a) DSGVO (Einwilligung) sowie in Teilen (s. entsprechende Kennzeichnung) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1e) DSGVO (öffentliches Interesse). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die im Folgenden näher beschriebenen Dienstleistungen (Online- und Präsenzveranstaltungen) anbieten zu können.
1. Allgemeine Informationen zu Datenverarbeitung
Wenn Sie sich zu einer von uns angebotenen Veranstaltung anmelden möchten, müssen Sie das entsprechende Online-Formular ausfüllen und absenden. Die Formulare werden vom Dienstleister Mailingwork GmbH bereitgestellt; die dort eingetragenen Daten werden auf dem Server der Mailingwork GmbH gespeichert und als Abonnentenliste im Backend angezeigt.
Zugriff auf das Backend haben außer der Mailingwork GmbH ausschließlich Mitarbeitende der VDI Technologiezentrum GmbH, die im Auftrag des BMBF für die Betreuung der Projektträgerschaft “Forschung an Fachhochschulen” zuständig sind. Die dort gespeicherten Daten sind nicht öffentlich einsehbar und werden ausschließlich für die unter den Punkten 2. bis 6. genannten Dienstleistungen verwendet. Die VDI Technologiezentrum GmbH hat zu diesem Zweck mit der Mailingwork GmbH eine Auftragsverarbeitung vereinbart (AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO). Eine Liste der Auftragsverarbeiter und ihrer Aufgaben finden Sie unter Punkt C.
2. Anmeldung
Für die Anmeldung zu Veranstaltungen im Rahmen des Programms „Forschung an Fachhochschulen“ benötigen wir folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:
Je nach Veranstaltung können der eingeladene Personenkreis oder die Anzahl der Plätze eingeschränkt sein. In diesen Fällen ist es erforderlich, dass Sie weitere Angaben zu Ihrer Rolle im Programm "Forschung an HAW" machen, etwa zu dem Projekt, das Sie bei der Veranstaltung vertreten wollen. Dazu fragen wir ggf. weitere Daten ab, zum Beispiel:
Alle weiteren im Formular abgefragten Daten sind optional und müssen nicht angegeben werden.
3. Anzeige von Bild und Namen
3.a) Bei Online-Veranstaltungen
Beim Einloggen in die Online-Veranstaltung können Sie einen frei wählbaren Namen für Ihr Nutzerprofil eingeben; dieser muss nicht Ihrem Klarnamen entsprechen. Der von Ihnen gewählte Name ist während der Veranstaltung in Ihrer Video-Kachel sowie in der Liste der Teilnehmenden sichtbar. Eine Änderung des Namens während der Veranstaltung ist technisch nicht möglich.
Sie können während der Veranstaltung jederzeit entscheiden, ob Sie die Kamera Ihres digitalen Endgerätes ein- oder ausschalten. Ist sie eingeschaltet, sind alle im Kamerasichtfeld befindlichen Personen für alle Teilnehmenden der Veranstaltung sichtbar.
Die Mikrofone aller in die Online-Veranstaltung eingewählten digitalen Endgeräte (mit Ausnahme des Mikrofons der/des Vortragenden) sind standardmäßig abgeschaltet. Sie können das Mikrofon Ihres Gerätes jedoch jederzeit einschalten, um eine Frage zu stellen. In diesem Fall sind Ihre Stimme sowie die Stimmen weiterer im Aufnahmebereich des Mikrofons befindlicher Personen für alle Teilnehmenden hörbar.
Bitte beachten Sie, dass der von Ihnen gewählte Name, das Kamerabild und der Ton auch in der Aufzeichnung der Veranstaltung (vgl. B.5) enthalten sind.
3.b) Bei Präsenzveranstaltungen
Bei Präsenzveranstaltungen treten Sie mit Ihrem vollen Namen auf, mit dem Sie sich auch angemeldet haben. Beim ersten Betreten der Veranstaltungsräume erhalten Sie ein Namensschild; Sie können frei entscheiden, ob Sie dieses sichtbar tragen.
4. Chatfunktion
4.a) Bei Online-Veranstaltungen
Zusätzlich zu der Möglichkeit, Fragen direkt via Mikrofon zu stellen, können Sie die Chatfunktion verwenden, um Ihre Fragen schriftlich zu stellen. Im Chat wird der von Ihnen gewählte Profilname angezeigt.
4.b) Bei Präsenzveranstaltungen
Bei Präsenzveranstaltungen steht Ihnen keine veranstaltungsspezifische Chat-Funktion zur Verfügung.
5. Aufzeichnung
5.a) Bei Online-Veranstaltungen
Alle Online-Veranstaltungen werden als Video aufgezeichnet. Die Aufzeichnung enthält alle in der Veranstaltung verwendeten Namen, Kamerabilder und Tonaufnahmen. Sie kann im Anschluss an die Veranstaltung öffentlich zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel auf der Website www.forschung-fachhochschulen.de. Dies dient dem Zweck, auch anderen interessierten Personen (weitere Zuwendungsempfänger, potenzielle Forschungs- oder Innovationspartner etc.) die Informationen aus der Veranstaltung zur Verfügung zu stellen.
Die Aufnahmen werden zudem dauerhaft in einem internen Archiv aufbewahrt. Grundlage für diese Art der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1e) DSGVO.
5.b) Bei Präsenzveranstaltungen
Bei unseren Präsenzveranstaltungen sind in der Regel Fotograf*innen anwesend, die die Veranstaltung in Form von Bildern dokumentieren.
Soweit diese Aufnahmen als Panoramaaufnahmen der Veranstaltung ohne konkreten Fokus auf bestimmte Personengruppen oder als Aufnahmen von Menschenansammlungen von mehr als 10 Personen auf der Veranstaltung gestaltet sind, erfolgt dies auf der Grundlage des berechtigten Interesses des Veranstalters an der Dokumentation der Veranstaltung und bedarf keiner gesonderten Einwilligung der abgebildeten Personen.
Die mit der Anfertigung von Foto- oder Videoaufnahmen betrauten Personen machen ggf. auch Aufnahmen von einzelnen Teilnehmenden oder kleinen Gruppen. Wenn Sie vermeiden möchten, einzeln oder in einer kleinen Gruppe fotografiert zu werden, geben Sie den Fotograf*innen bitte ein Handzeichen oder machen Sie Ihren Wunsch anderweitig kenntlich.
6. Öffentlichkeitsarbeit
Zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit für das Programm “Forschung an Fachhochschulen” sowie zur Information der Zielgruppe über die Veranstaltungen verwenden wir ggf. Teile von Aufzeichnungen, Fotos oder Standbilder aus Videos in folgenden Medien:
Zusätzlich kann eine Weitergabe an Dritte erfolgen, insbesondere Print- und Onlinemedien zum Zwecke der Berichterstattung. Für die hier genannten Zwecke verwenden wir ausschließlich Material, das keine personenbezogenen Daten enthält bzw. in dem diese unkenntlich gemacht wurden. Grundlage für diese Art der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1e) DSGVO.